Héctor Pascual, abogado de V2C Abogados, expone algunas de las ventajas y desventajas de aplicar el proceso de outsourcing.

Cada día es más común que las empresas empleen el outsourcing como un método eficaz de ahorro de tiempo y amento de eficiencia. Como norma general,  es más habitual encontrar procesos de outsourcing  cuando las condiciones del mercado en el las que operan las compañías, les impide aumentar su estructura o simplemente les ofrece una posibilidad de ampliar geográficamente el marco de sus actividades.

En base a ello, antes de implantar en una compañía un proceso de outsourcing, es importante analizar diferentes aspectos, tanto internos como externos, de la compañía, ya que se podría decir que el outsourcing es un arma de doble filo si no se emplea en el momento adecuado o si la empresa no está preparada para soportar las consecuencias de este tipo de procedimientos.

Hoy en día el outsourcing está de moda, y es muy habitual que este tipo de subcontratación nos la encontremos en empresas de muy distinto nivel, desde la sociedad limitada de carácter familiar con una cifra de negocios modesta hasta la multinacional con implantación de áreas de actividad en diferentes jurisdicciones. Sin embargo, aunque pueda parecer que cualquiera puede hacer uso del mismo, no es recomendable hacerlo simplemente porque sí, con la creencia de que la reducción de costes va a devenir en mayor rentabilidad.

Dentro de los aspectos a tratar antes de decidir si externalizar procedimientos internos de la empresa y ponerlos en manos de terceras personas, es necesario hacerse algunas preguntas al respecto: ¿ Se ha producido algún cambio en el mercado en el que opera la sociedad que exija una adaptación rápida para no perder ¿posicionamiento frente a la competencia?, ¿Deseo ampliar la implantación geográfica de mi empresa aprovechando ventajas fiscales, legales o simplemente expandir mi negocio a menor coste que en mi país?,  ¿Dispongo de medios suficientes para poder hacer frente a nuevas líneas de negocio o al volumen de trabajo actual? ¿Podría aumentar dichos medios sin que supongan un coste excesivo?, ¿Deseo reducir riesgos laborales?

Estas son algunas de las preguntas que deberían plantearse antes de decidir externalizar o no algún servicio, pero también es necesario saber qué le espera a uno cuando finalmente toma la decisión.

¿Todo son ventajas?

El hecho de que el Outsourcing esté de moda, más cuando el panorama económico español está obligando a muchas empresas a establecer políticas de supervivencia más que de crecimiento, no implica que siempre sea bueno para una sociedad.
Si bien puede suponer la concentración de mayores esfuerzos en determinadas áreas de negocio, permitiendo al empresario olvidarse de procedimientos internos que no aportan valor a su actividad, también es cierto que tiene sus inconvenientes.

Es probable que llegado a este punto del artículo muchas personas piensen “¿Cómo? No es posible que el outsourcing tenga inconvenientes,  puedo reducir costes, o convertir los fijos en variables, ¡incluso abrir líneas de negocio que hasta ahora no estaba explotando por falta de medios!”. Pues bien, no le quitaré la razón a nadie que tenga esa opinión, o si su motivo es por falta de liquidez, pero tal vez si pueda ofrecerle otra visión menos positiva del outsourcing, y no para desanimarles, pues está más que demostrado que el outsourcing tiene grandes ventajas para una empresa y puede implicar un crecimiento que, de otra manera no sería posible, sino más bien para ayudarles a elegir cómo, cuándo y con quién deben plantearse la contratación de este proceso.

Lo más importante es encontrar al proveedor ideal. Alguien que pueda darle seguridad de que los procesos externalizados se realizan satisfactoriamente, dentro de los plazos establecidos y de forma eficiente. Si además de lo anterior encontramos un proveedor que sepa implicarse con la marca, los procesos de calidad, y los sistemas de cumplimiento internos implantados en nuestra compañía, mejor que mejor.

Es importante que dicho proveedor sepa gestionar a las personas que están a su cargo, ya que al fin y al cabo son quienes van a realizan las actividades externalizadas, y no son cualquier tipo de actividad ¡Tienen que tener cuanto menos la misma calidad que tenían antes de ser externalizadas! No permita que la calidad disminuya y se diga a usted mismo “por el coste que significa, tampoco hay una bajada significativa de la calidad de mi producto”. No lo haga, cualquier disminución en la calidad implica un mayor número de quejas y reclamaciones, y un mayor número de reclamaciones implica una pérdida de tiempo y de dinero para su empresa. Tenga en cuenta que un proveedor difícilmente va a tener la cultura de empresa que usted intentará trasladarle ni tampoco el compromiso moral con el resultado que le entregue a fin de mes.

Es importante que decida qué actividades externalizar en función de los riesgos que pueda implicar y observe con detenimiento si (i) dispone del consentimiento de sus clientes para que sus datos personales sean tratados por su proveedor (ii) la información que le va a facilitar a su proveedor no pone en peligro la confidencialidad de su empresa, sus procesos, fórmulas, know how, etc. (iii) asegúrese de que no se duplican procesos (iv) compruebe la solvencia patrimonial de su proveedor y la trayectoria empresarial del mismo, más cuando se encuentre en países extranjeros (vi) analice la situación política del país donde va a externalizar sus servicios (vii) asegure una línea directa con su proveedor, no sólo con el gestor de cartera, es importante que, en caso necesario, pueda recuperar el control de los servicios externalizados (viii) y lo más importante….tenga siempre un plan B definido con anterioridad.